La digitalización de los procesos fiscales sigue avanzando, y uno de los cambios que va a afectar a empresas y autónomos es la implantación de Verifactu. Forma parte de las medidas de la Agencia Tributaria para reforzar el control sobre la facturación, mejorar la trazabilidad de las operaciones y dificultar el fraude mediante programas informáticos adaptados a la normativa.
No es solo un cambio tecnológico. Implica revisar cómo se emiten las facturas, qué programa se utiliza y si cumple los requisitos técnicos que exige la ley. Saber a quién obliga, desde cuándo y cómo preparar el negocio permite afrontar la adaptación con tiempo y sin sustos.
Qué es Verifactu y para qué sirve
Verifactu es el sistema regulado por el reglamento aprobado mediante el Real Decreto 1007/2023, que establece los requisitos que deben cumplir los sistemas informáticos usados para emitir facturas. Su finalidad es que los registros de facturación sean íntegros, inalterables, trazables y accesibles para la Agencia Tributaria cuando corresponda.
Con este sistema, los programas de facturación generan un registro seguro de cada factura emitida, de forma que no se puedan modificar ni eliminar después sin dejar constancia. Además, quien lo desee puede remitir esos registros a la Agencia Tributaria de forma voluntaria: esa es la modalidad que da nombre al sistema.
Quién está obligado a utilizarlo
Con carácter general, la obligación afecta a los contribuyentes que utilicen programas informáticos para emitir facturas y desarrollen actividades económicas dentro del ámbito de la normativa estatal. El momento en que hay que adaptarse depende del tipo de contribuyente y de su régimen tributario.
Empresas y pymes
Las sociedades sujetas al Impuesto sobre Sociedades tendrán que disponer de un sistema de facturación adaptado cuando la obligación entre en vigor para este colectivo. En la práctica significa comprobar que el software genera registros seguros, mantiene la trazabilidad de las facturas e incorpora los elementos obligatorios previstos.
Autónomos y profesionales
Los autónomos y profesionales también deberán adaptar sus sistemas si utilizan programas informáticos para facturar, lo que afecta a muchos negocios que hoy facturan con una aplicación de gestión, un ERP o un software específico. Conviene comprobar con antelación si la herramienta que usas será compatible o habrá que actualizarla.
Quién queda fuera
No todos los contribuyentes están sujetos. La normativa excluye determinados supuestos, como algunos acogidos al Suministro Inmediato de Información (SII) o los sometidos a regímenes con sistemas propios de control de la facturación. Y hay territorios forales con sistemas distintos, como TicketBAI en el País Vasco. Antes de iniciar cualquier adaptación, conviene analizar la situación concreta.
Cuándo entra en vigor
El calendario ha cambiado varias veces desde la aprobación inicial de la norma, y hoy existen fechas diferenciadas según el tipo de contribuyente.
- Empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades: desde el 1 de enero de 2027, conforme al calendario vigente.
- Autónomos y resto de obligados: desde el 1 de julio de 2027.
Aunque quede margen, empezar pronto permite hacer pruebas, formar al personal y evitar incidencias cuando la obligación sea exigible. La actualización de los programas depende también de los desarrollos de cada proveedor, y ahí no siempre se manda.
Qué cambia en la facturación
Código QR y registros de facturación
Una de las novedades más visibles es la incorporación de un código QR en las facturas emitidas con sistemas compatibles, junto con la creación de registros de facturación que garantizan la integridad y la trazabilidad de cada operación. Esos registros quedan encadenados entre sí, de modo que cualquier alteración posterior deja huella.
No es lo mismo que la factura electrónica
Es habitual confundir Verifactu con la futura factura electrónica obligatoria, pero son dos obligaciones distintas. Verifactu regula los requisitos de los sistemas informáticos de facturación y la generación de registros seguros. La factura electrónica afecta al formato y al intercambio de facturas entre empresas y profesionales dentro del marco de la Ley Crea y Crece. Persiguen objetivos parecidos, pero tienen calendarios y obligaciones diferentes.
Modalidad Verifactu y modalidad no Verifactu
La norma contempla dos formas de funcionar. En la modalidad Verifactu, los registros se remiten de forma voluntaria a la Agencia Tributaria en el momento de generarse. En la modalidad no Verifactu, el sistema conserva los registros cumpliendo los requisitos técnicos pero sin ese envío automático. En los dos casos el software debe garantizar la integridad, la conservación y la trazabilidad de la información.
Cómo preparar tu negocio
El primer paso es comprobar si tu programa de facturación cumple los requisitos. Si no, habrá que actualizarlo o cambiar a una solución compatible que permita generar los registros exigidos y emitir facturas conforme a los nuevos criterios técnicos. También conviene revisar los procesos internos de facturación y asegurarte de que quien factura conoce los cambios.
Errores que conviene evitar
- Esperar al último momento para actualizar el software.
- Pensar que Verifactu y la factura electrónica son la misma obligación.
- Utilizar programas que no cumplan los requisitos técnicos exigidos.
- No comprobar si tu negocio está realmente obligado a adaptarse.
- Implantar un sistema nuevo sin hacer pruebas previas.
Te lo miramos
En Álvaro Asesores podemos comprobar cómo te afecta Verifactu, revisar tu sistema de facturación y preparar la adaptación conforme a la normativa vigente. Analizamos cada caso por separado, resolvemos las dudas sobre las nuevas obligaciones y te acompañamos durante todo el proceso, para que llegues a la fecha sin prisas y sin errores evitables. Si además quieres poner en orden la parte contable, puedes ver cómo trabajamos en asesoría contable.
¿Y en tu caso concreto?
Este artículo explica la regla general. Lo que te aplica depende de tu actividad, de tu régimen y de tus fechas, así que si quieres saber cómo te afecta, escríbenos y lo vemos con tus datos delante.